• Tin học hoá công tác quản lý hành chính cũng như các hoạt động quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
• Chuẩn hoá các quy trình hoạt động điều hành tác nghiệp công tác điều hành, quản lý hành chính Nhà nước.
• Tin học hoá các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm thông tin.
• Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT.
• Góp phần cải cách hành chính và xây dựng chính phủ điện tử trong tương lai.

ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

Tại UBND Tỉnh:

• UBND tỉnh: Chủ tịch, các phó chủ tịch, các thành viên.
• Lãnh đạo VP UBND: Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng.
• Lãnh đạo, chuyên viên các phòng ban.
• Văn thư.

Tại UBND Huyện, Thành phố thuộc tỉnh:

• UBND Huyện, Thành phố: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, các thành viên
• Lãnh đạo VP UBND: Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng
• Lãnh đạo, chuyên viên các phòng ban
• Văn thư

CÁC PHÂN HỆ VÀ CHỨC NĂNG CHÍNH:

Phân hệ Trang chủ

    - Hệ thống luôn có một phân hệ gọi là “Trang chủ” dành cho mọi đối tượng có vai trò trong hệ thống. Nó ví như cuốn sổ tay nhắc việc cho mỗi người nhưng lại là cuốn sổ tay điện tử.

    - Để sử dụng được phân hệ trang chủ hay các phân hệ khác trong hệ thống thì trước tiên người sử dụng phải đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cấp (bởi người quản trị hệ thống).

Phân hệ Trang chủ bao gồm 2 chức năng chính:

• Công việc: Được thiết kế dựa trên tính năng nhắc việc cho người sử dụng. Tuỳ theo vai trò của mỗi cán bộ, các công việc sẽ được liệt kê theo từng phân hệ, kèm theo số lượng bên cạnh. Người sử dụng có thể trực tiếp: tạo Hồ sơ công việc, tạo Yêu cầu công việc, tạo Phiếu trình, tạo Văn bản đến.
• Hồ sơ cá nhân: Tính năng của hồ sơ cá nhân là lưu trữ, quản lý các thông tin liên quan đến người đang đăng nhập hệ thống. Với chức năng này người dùng có thể Xem hoặc hiệu chỉnh một số thông tin cá nhân như đổi mật khẩu nhằm mục đích bảo mật thông tin.

Phân hệ Quản lý văn bản

Gồm các chức năng sau:

• Văn bản đến: Để có thể thấy được “Văn bản đến” người dùng phải được cấp một trong các quyền sau: Tiếp nhận văn bản đến, Phân công xử lý văn bản đến, Xử lý văn bản đến, Lập báo cáo văn bản đến, Truy nhập văn bản đến, Truy nhập biểu mẫu tất cả văn bản đến.
• Văn bản dự thảo: Bao gồm tất cả các tình trạng của văn bản như: Đang dự thảo, Chờ duyệt, Đã duyệt, Đã chuyển ban hành, Đã ban hành, Bị trả lại.
• Văn bản đi: Phân hệ “văn bản đi” hỗ trợ người dùng tạo văn bản, chuyển văn bản dự thảo thành văn bản chính thức, chỉnh sửa, theo dõi văn bản và các tiện ích khác.
• Hồ sơ công việc: Trong quá trình tiếp nhận hoặc xử lý tài liệu, người dùng có thể gặp nhiều tài liệu cùng liên quan đến một vấn đề, người dùng sẽ cần lập một hồ sơ đó để lưu trữ và xử lý.

Phân hệ điều hành

    - Phân hệ cung cấp những tiện ích như: trao đổi thông tin, quản lý giao việc, lập lịch công tác(cá nhân, phòng ban, uỷ ban),… hỗ trợ cho cán bộ nghiệp vụ trong quá trình xử lý công việc.

    - Mỗi cán bộ tuỳ thuộc vào vai trò và mức độ công việc, sẽ được phân quyền để sử dụng những tiện ích được tích hợp trong phân hệ “Điều hành”.

Gồm các chức năng sau:

• Trao đổi thông tin: Nhằm mục đích nhanh, tiện lợi, dễ dùng, chức năng “Trao đổi thông tin” đã được xây dựng để hỗ trợ trong việc liên lạc giữa các cán bộ. Hay cụ thể hơn là hình thức giao tiếp giữa các các bộ trong đơn vị thông qua hình thức gửi tin nhắn. Tương tự như email hay điện thoại, nhưng tin nhắn nội bộ còn thuận tiện hơn vì được tạo ra và tích hợp ngay trên giao diện làm việc, giúp các cán bộ có thể thao tác ngay trong quá trình làm việc với hệ thống mà không phải trả thêm bất kỳ khoản lệ phí nào.
• Quản lý giao việc: :Là cách để các cán bộ gửi và nhận những yêu cầu công việc tới các cán bộ trong đơn vị một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với chức năng này hầu hết các đối tượng sẽ đều được phân quyền để sử dụng vào trong quá trình giải quyết các công việc của mình.
• Lịch công tác: Là tiện ích hỗ trợ cho các cán bộ trong việc xem và thiết lập kế hoạch công việc của mình theo ngày tháng. Khác với lịch thông thường, chỉ cho phép ta xem ngày tháng năm, Lịch công tác được tạo ra với chức năng quản lý lịch làm việc của cá nhân, phòng ban và đơn vị. Tùy thuộc vào các đối tượng và các quyền tương ứng sẽ được sử dụng những chức năng khác nhau của Lịch.
• Phiếu trình: Chức năng này hỗ trợ người dùng có quyền các thao tác như: xử lí thông tin được trình, tạo ra phiếu trình và các tiện ích khác.
• Ủy quyền: Mọi người dùng tham gia hệ thống đều có thể thấy được phân hệ Ủy quyền

Phân hệ Quản trị hệ thống

    - Là phân hệ dành riêng cho người có vai trò quản lý toàn bộ hệ thống.

    - Người quản trị viên phải luôn đảm bảo cho hệ thống và người sử dụng có thể dùng những phân hệ và chức năng phù hợp với nhiệm vụ và vai trò của người đó trong hệ thống, nhằm đáp ứng được công việc liên quan, bảo mật thông tin đối với từng cá nhân, tránh bị lãng phí tài nguyên hệ thống.

Gồm các chức năng sau:

• Quản trị danh mục: Danh mục là phần giúp người quản trị hệ thống quản lý và tự định nghĩa được các vấn đề liên quan tới người dùng, và dữ liệu của hệ thống.
• Quản trị hệ thống: Menu Quản trị hệ thống giúp người sử dụng tăng tính bảo mật và độ an toàn của hệ thống.

LỢI ÍCH

Đáp ứng được 3 mục tiêu chính của Cơ quan hành chính:

Về quản lý, chỉ đạo, điều hành

• Đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ quản lý chỉ đạo điều hành.
• Giúp công tác quản lý hành chính đơn giản, nhanh chóng, rõ ràng và đúng pháp luật
• Thực hiện chỉ đạo xử lý công việc và giao việc trực tiếp qua hệ thống phần mềm hoặc lãnh đạo truyền tải ý chỉ đạo và uỷ quyền xử lý cho thư ký, trợ lý.

Về tổ chức thực hiện

• Tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng tính chủ động trong công việc, tăng năng suất lao động của nhân viên.
• Cung cấp công cụ đắc lực hỗ trợ các chuyên viên để xử lý các công việc hàng ngày.
• Giao diện phần mềm dễ sử dụng, thiết kế phù hợp với từng vị trí công việc, đảm bảo cho nhân viên cập nhật và thực hiện công việc nhanh, chính xác theo sự chỉ đạo, điều hành của cấp trên.

Về giám sát, đánh giá việc thực hiện

• Phần mềm có khả năng phân tích, đưa ra những báo cáo, số liệu, thống kê đầy đủ và toàn diện nhất giúp cho lãnh đạo đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân và phòng ban trong đơn vị khách quan, công bằng, chính xác.

CÔNG NGHỆ

MS.Net Framework 2.0, C#.Net, SQL Server 2005, Windows Server 2003/2008

MÔ HÌNH TRIỂN KHAI

• Khảo sát quy trình quản lý công việc tại đơn vị.
• Mô tả chi tiết và thống nhất yêu cầu của hệ thống ứng dụng
• Hiệu chỉnh chương trình trên cơ sở thống nhất yêu cầu
• Xây dựng cơ sở dữ liệu và chạy thử nghiệm hệ thống
• Đào tạo và hỗ trợ vận hành chính thức hệ thống

HỖ TRỢ VÀ BẢO HÀNH

Hỗ trợ

    Các ứng dụng phần mềm sẽ được hỗ trợ miễn phí 1 năm, bao gồm việc hỗ trợ trực tiếp (qua điện thoại, thư điện tử, fax).

• Sửa chữa những sự cố hệ thống (nếu cần thiết).
• Kiểm tra sự thực thi của hệ thống.
• Hỗ trợ sử dụng tới người dùng cuối 24/24 và 7/7.
• Các hình thức hỗ trợ cập nhật có thể thay đổi không báo trước, là hình thức hỗ trợ kem theo không bắt buộc.

Bảo hành

    Mọi ứng dụng phần mềm sẽ được bảo hành miễn phí trong 1 năm, bảo hành, sửa chữa các lỗi trong quá trình sử dụng, không bao gồm các trục trặc về các phần mềm khác hoạt động trên máy của bạn, không bảo hành về xung đột của các phần mêm khác mà bạn cài đặt với phần mềm của chúng tôi.